Microsoft Access erleichtert das Speichern, Organisieren und Verwalten strukturierter Informationen, ohne dass fortgeschrittene Programmierkenntnisse erforderlich sind. Anstelle großer Tabellen mit wiederholten Einträgen können Sie eine relationale Datenbank mit verknüpften Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten erstellen.
Dieser Leitfaden für Anfänger erklärt, wie Sie Ihre erste Datenbank in Microsoft Access erstellen – von der Planung der Struktur bis zur Erstellung von Berichten aus den gespeicherten Informationen.
Was ist eine Microsoft Access Datenbank?
Eine Microsoft-Access-Datenbank ist eine organisierte Sammlung zusammengehöriger Daten. Access ist ein Datenbankmanagementsystem, mit dem Benutzer Informationen in Tabellen speichern und zusammengehörige Datensätze über Beziehungen miteinander verknüpfen können.
Access kann für Kundenverwaltung, Lagerbestandskontrolle, Mitarbeiterdaten, Auftragsbearbeitung und Projektverwaltung verwendet werden. Informieren Sie sich über die häufige Einsatzbereiche von Microsoft Access, bevor Sie einen geeigneten Zweck für Ihre erste Datenbank auswählen.
12 Schritte zum Erstellen Ihrer ersten Datenbank in Microsoft Access
Schritt 1: Struktur der Microsoft Access Datenbank planen
Bevor Sie eine Microsoft Access Datenbank erstellen, sollten Sie festlegen, welche Informationen benötigt und wie die Datensätze miteinander verknüpft werden.
Berücksichtigen Sie folgende Fragen:
- Welchen Zweck erfüllt die Datenbank?
- Welche Felder und Datensätze werden benötigt?
- Wer gibt die Daten ein und verwaltet sie?
- Wie sollen die Access-Tabellen miteinander verknüpft werden?
- Welche Abfragen, Formulare und Berichte werden benötigt?
Eine Kundendatenbank für Bestellungen kann beispielsweise folgende Tabellen enthalten:
- Customers: Kundennamen und Kontaktdaten
- Orders: Bestelldaten und Kunden-IDs
- Products: Produktnamen, Preise und Lagerbestände
Schritt 2: Leere Datenbank in Microsoft Access erstellen
Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Microsoft-Access-Datenbank zu erstellen:
- Öffnen Sie Microsoft Access.
- Wählen Sie Datei > Neu.
- Wählen Sie Leere Datenbank.
- Geben Sie einen Namen wie CustomerDatabase ein.
- Wählen Sie einen Speicherort aus.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Schritt 3: Erste Datenbanktabelle erstellen
Eine Microsoft-Access-Tabelle speichert Daten in Form von Datensätzen und Feldern. Erstellen Sie eine Customers-Tabelle mit den benötigten Feldern.
Öffnen Sie die Entwurfsansicht, benennen Sie die Tabelle als Customers, fügen Sie die einzelnen Felder hinzu, legen Sie CustomerID als Primärschlüssel fest und speichern Sie die Tabelle. Verwenden Sie für Telefonnummern den Datentyp Kurzer Text, damit Pluszeichen und führende Nullen erhalten bleiben.
Schritt 4: Primärschlüssel zuweisen
Ein Primärschlüssel weist jedem Datenbankdatensatz eine eindeutige ID zu und unterstützt Microsoft Access beim Erstellen von Tabellenbeziehungen. Verwenden Sie CustomerID mit dem Datentyp AutoWert als Primärschlüssel.
So legen Sie ihn manuell fest:
- Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.
- Wählen Sie CustomerID aus.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellenentwurf auf Primärschlüssel.
- Speichern Sie die Tabelle.
Verwenden Sie keine Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, da diese geändert oder doppelt vorhanden sein können.
Schritt 5: Beispieldaten eingeben
Öffnen Sie die Customers-Tabelle in der Datenblattansicht und geben Sie einige Beispieldatensätze ein. Testdaten helfen Ihnen zu prüfen, ob die Felder und Datentypen korrekt funktionieren.
Sie müssen CustomerID nicht manuell eingeben. Der AutoWert-Datentyp erstellt automatisch einen eindeutigen Wert für jeden neuen Microsoft Access Datensatz.
Überprüfen Sie nach der Eingabe der Beispieldaten die Tabellenstruktur, Feldeigenschaften und Datenqualität. Wenn Felder unvollständige oder ungeeignete Werte enthalten, passen Sie den Access Tabellenentwurf und die Datenvalidierungsregeln an, bevor Sie größere Datenmengen importieren.
Schritt 6: Verknüpfte Tabelle erstellen
Erstellen Sie für Ihre relationale Access-Datenbank eine Orders-Tabelle.
Legen Sie OrderID als Primärschlüssel fest. Konfigurieren Sie CustomerID als Zahl – Lange Ganzzahl, damit das Feld mit dem AutoWert-Feld CustomerID in der Customers-Tabelle übereinstimmt und als Fremdschlüssel zwischen den verknüpften Tabellen verwendet werden kann.
Schritt 7: Beziehung zwischen Tabellen erstellen
Eine Tabellenbeziehung verbindet zusammengehörige Datensätze. In diesem Beispiel verknüpft CustomerID die Customers-Tabelle mit der Orders-Tabelle.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Registerkarte Datenbanktools.
- Wählen Sie Beziehungen.
- Fügen Sie die Tabellen Customers und Orders hinzu.
- Ziehen Sie CustomerID aus der Customers-Tabelle auf CustomerID in der Orders-Tabelle.
- Aktivieren Sie gegebenenfalls Mit referenzieller Integrität.
- Klicken Sie auf Erstellen.
- Speichern Sie das Beziehungslayout.
Dadurch entsteht eine Eins-zu-viele-Beziehung. Ein Kunde kann mehrere Bestellungen haben, aber jede Bestellung gehört nur zu einem Kunden.
Die referenzielle Integrität verhindert, dass Datensätze mit Kunden verknüpft werden, die nicht in der Customers-Tabelle vorhanden sind.
Schritt 8: Abfrage in Microsoft Access erstellen
Eine Datenbankabfrage ruft Datensätze ab, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Abfragen können eine einzelne Tabelle durchsuchen oder Daten aus mehreren verknüpften Tabellen kombinieren.
So erstellen Sie eine Access-Abfrage:
- Öffnen Sie die Registerkarte Erstellen.
- Wählen Sie Abfrageentwurf.
- Fügen Sie die benötigten Tabellen hinzu.
- Doppelklicken Sie auf die Felder, die angezeigt werden sollen.
- Geben Sie in der Zeile Kriterien eine Bedingung ein.
- Klicken Sie auf Ausführen, um die Ergebnisse anzuzeigen.
- Speichern Sie die Abfrage unter einem aussagekräftigen Namen.
Geben Sie beispielsweise London in der Zeile Kriterien unter dem Feld City ein, um Kunden aus London anzuzeigen.
Sie können außerdem Abfragen für folgende Daten erstellen:
- Bestellungen aus einem bestimmten Monat
- Kunden aus einer bestimmten Stadt
- Produkte mit niedrigem Lagerbestand
- Einkäufe über einem festgelegten Wert
- Datensätze aus einem bestimmten Zeitraum
Abfragen ermöglichen das Suchen, Filtern und Analysieren von Daten, ohne die ursprünglichen Tabelleneinträge zu verändern.
Schritt 9: Formular zur Dateneingabe erstellen
Obwohl Informationen direkt in eine Tabelle eingegeben werden können, bietet ein Access-Formular eine übersichtlichere und benutzerfreundlichere Oberfläche für die Dateneingabe.
So erstellen Sie ein einfaches Formular:
- Wählen Sie die Customers-Tabelle im Navigationsbereich aus.
- Öffnen Sie die Registerkarte Erstellen.
- Klicken Sie auf Formular.
- Überprüfen Sie das automatisch erstellte Formular.
- Speichern Sie es als Customer Form.
Sie können das Formular in der Layoutansicht oder Entwurfsansicht anpassen. Beispielsweise können Sie:
- Den Formulartitel ändern
- Felder neu anordnen
- Schaltflächen hinzufügen
- Anweisungen einfügen
- Farben und Formatierungen anwenden
- Validierungsregeln hinzufügen
- Dropdown-Listen erstellen
Ein gut gestaltetes Datenbankformular ermöglicht eine einheitliche Dateneingabe und reduziert Eingabefehler.
Schritt 10: Access-Bericht erstellen
Berichte bereiten Datenbankinformationen zum Prüfen, Drucken oder Teilen auf. Sie können aus einer Tabelle oder einer gespeicherten Abfrage erstellt werden.
So erstellen Sie einen Bericht:
- Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage mit den benötigten Informationen aus.
- Öffnen Sie die Registerkarte Erstellen.
- Wählen Sie Bericht oder Berichts-Assistent.
- Wählen Sie die Felder aus, die enthalten sein sollen.
- Legen Sie bei Bedarf Gruppierungen oder Sortierungen fest.
- Prüfen Sie die Berichtsvorschau.
- Speichern Sie den Bericht unter einem aussagekräftigen Namen.
Sie können beispielsweise einen nach Städten gruppierten Kundenbericht oder einen monatlichen Verkaufsbericht mit Bestelldaten und Gesamtbeträgen erstellen.
Verwenden Sie die Seitenansicht, um Überschriften, Spalten und Seitenränder vor dem Drucken oder Exportieren des Berichts zu prüfen.
Schritt 11: Access-Datenbank testen
Testen Sie alle Datenbankobjekte, bevor Sie wichtige Informationen im System speichern.
Prüfen Sie, ob:
- Neue Datensätze erfolgreich hinzugefügt werden können
- Jeder Primärschlüssel einen eindeutigen Wert enthält
- Pflichtfelder den richtigen Informationstyp akzeptieren
- Tabellenbeziehungen die vorgesehenen Datensätze verbinden
- Abfragen korrekte Ergebnisse liefern
- Formulare benutzerfreundlich sind
- Berichte die benötigten Informationen anzeigen
- Ungültige oder unvollständige Eingaben eingeschränkt werden
Durch Tests mit Beispieldatensätzen können Sie strukturelle Probleme erkennen, bevor Sie große Datenmengen importieren oder eingeben.
Schritt 12: Datenbank sichern und warten
Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Access ACCDB Datei und bewahren Sie diese sicher auf. Dadurch werden Ihre Datenbankdatensätze geschützt, falls die Originaldatei beschädigt, gelöscht oder fehlerhaft bearbeitet wird.
Verwenden Sie regelmäßig Datenbank komprimieren und reparieren, um die Dateigröße zu reduzieren und bestimmte Leistungsprobleme zu beheben. Erstellen Sie immer eine Access-Datenbanksicherung, bevor Sie Felder löschen, Tabellenbeziehungen ändern oder andere strukturelle Anpassungen vornehmen.
Fazit
Das Erstellen einer Datenbank in Microsoft Access beginnt mit einer klaren Planung. Ermitteln Sie zunächst die benötigten Informationen, erstellen Sie strukturierte Tabellen und weisen Sie jeder Tabelle einen Primärschlüssel zu. Anschließend können Sie Tabellenbeziehungen, Abfragen, Dateneingabeformulare und Berichte erstellen.
Wenn Access noch nicht auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie eine Microsoft Office Access-Softwareedition herunterladen, die mit Ihrem Windows-PC kompatibel ist.
